Handelsregisterunterlagen fuer Polen: Was ein Berliner Grosshaendler lernen musste

Tomasz Griebel betreibt seit 2018 einen Grosshandel fuer Kuechen- und Badezimmerarmaturen in Berlin-Neukoelln. Ende 2022 entschied er, eine Niederlassung in Krakau zu eroeffnen. Das polnische Handelsregister verlangte beglaubigte deutsche Originaldokumente in polnischer Uebersetzung, erstellt von einem in Polen vereidigten Uebersetzer.

Das Problem mit den Dokumenten

Griebels erster Fehler war, einen deutschen Uebersetzer zu beauftragen, der Polnisch sprach, aber nicht in Polen vereidigt war. Das Krakauer Registergericht erkannte die Uebersetzungen nicht an. Paragraph 15 des polnischen Gesetzes ueber vereidigte Uebersetzer schreibt vor, wer offizielle Uebersetzungen fuer polnische Behoerden erstellen darf. Deutsche Zertifikate gelten dort nicht automatisch.

Die Loesung ueber einen spezialisierten Dienstleister

Ein befreundeter Steuerberater empfahl Griebel ein Buero, das explizit auf deutsch-polnische Rechtsdokumente spezialisiert war und mit vereidigten Uebersetzern in Polen zusammenarbeitete. Das Buero uebernahm die Koordination: Dokumente wurden digital uebermittelt, in Krakau bearbeitet und postalisch zugestellt.

Was die Zusammenarbeit konkret umfasste

1. Apostille auf dem deutschen Handelsregisterauszug
2. Uebersetzung durch einen in Polen vereidigten Uebersetzer
3. Beglaubigungsvermerk mit Stempel und Unterschrift gemaess polnischer Vorschrift

Die Gesamtkosten lagen bei rund 520 Euro und einer Bearbeitungszeit von acht Werktagen. Das Registergericht in Krakau akzeptierte alle Unterlagen beim ersten Einreichen. Die Tochtergesellschaft war sechs Wochen nach dem zweiten Anlauf eingetragen.

Grenzueberschreitende Unternehmensgruendungen scheitern selten am Kapital, haeufiger an formalen Anforderungen, die man nicht kennt. Wer die Zustaendigkeitsregeln des Ziellandes fuer Uebersetzungen vorab klaert, spart erheblich mehr Zeit als Geld.